<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Finanzbuchhaltung > Einführung in die Buchhaltung > Organisation der Buchführung > Die Belegorganisation mit der Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung und insbesondere eine integrierte Inhouselösung, machen eine schlanke Belegorganisation in Unternehmen möglich. Die Belegaufbereitung wird somit auf ein Minimum reduziert.

 

Nachfolgend die einzelnen Schritte der Belegaufbereitung:

 

1. Erfassung des Eingangs durch Datums- und/oder Vorgangsstempel.

 

2. Belegsortierung nach Belegkreisen (Wareneingangsrechnungen, Kostenrechnungen, Bank- und Kassenbelegen, etc.).

 

Setzen Sie die Warenwirtschaft ein, so brauchen Sie in der Regel nur eine Kopie der erstellten Belege auszudrucken. Das Programm hält alle Belege in einem Belegarchiv 10 Jahre vor. Darüber hinaus ermöglichen umfangreiche Sortier- und Suchfunktionen das Auffinden des Beleges in Sekundenschnelle.

 

Im Regelfall werden folgende Nummernkreise gebildet:

 

 

Es ist sinnvoll, bei der Numerierung der Belege eine bestimmte Klassifizierung vorzunehmen, so dass die Belegnummern eindeutig sind.

 

4. Die Prüfung des Eingangsbeleges auf sachliche und rechnerische Richtigkeit.

Diese Tätigkeit dient zur Abstimmung der Rechnung mit der Bestellung oder dem Lieferschein und vereinbarter Konditionen. Weiterhin wird der Beleg auf die umsatzsteuerliche Vollständigkeit geprüft.

 

Der Beleg ist mit einem Prüfvermerk zu versehen, welcher Datum und den Namen des Sachbearbeiters enthält.

 

Wickeln Sie das Bestellwesen über die Warenwirtschaft ab, so übernimmt diese Prüfung das Programm bei der Erfassung oder Umwandlung einer Bestellung bzw. WE-Lieferscheins in die Wareneingangsrechnung. Vom Anwender hat nur noch ein Vergleich der Endbeträge zu erfolgen. Das Programm vermerkt die Erfassung bzw. Änderung sowie den Bediener in den Protokolldaten zum Beleg. Diese Funktionalität ist ein wesentlicher Bestandteil des internen Kontrollsystems (IKS), welches besonders bei der Prüfung von handelsrechtlichen Jahresabschlüssen beachtet wird.

 

5. Belegkontierung

Von Kontierung spricht man, wenn der Buchungssatz eingetragen wird. Einerseits ist damit eine schnelle Erfassung des Beleges in der Finanzbuchhaltung gewährleistet, andererseits besteht eine ordnungsmäßige Notwendigkeit der Kontierung.

 

Beim Einsatz der Warenwirtschaft und der damit verbundenen Übernahme der Buchungen in die Finanzbuchhaltung (Wareneingang, Warenausgang, Kassenbewegungen), wird die Kontierung der übergebenen Belege durch das Übergabeprotokoll ersetzt.

 

Dieses Protokoll hat Belegfunktion und unterliegt der Aufbewahrungsfrist.

 

Für alle übrigen Belege kann als Organisationsmittel ein sogenannter Buchungsstempel oder bei umfangreicheren Eintragungen (Kostenstelle, Projektnummer) ein Kontierungszettel verwendet werden.

 

6. Buchung der Belege

Die Buchungen werden entsprechend der Kontierung über die einzelnen Buchungstechniken erfasst. Die Zuordnung der einzelnen Belege zu einer Buchungsperiode wird dabei über das Buchungsdatum gesteuert. In der Regel ist das Buchungsdatum identisch mit dem Ausstellungsdatum des Beleges (Belegdatum). Fallen bei Eingangsrechnungen Ausstellungsdatum und Eingangsdatum in zwei unterschiedliche Perioden, ist als Buchungsdatum das Eingangsdatum der Rechnung heranzuziehen.  

 

7. Belegablage

Die Belegablage hat zeitnah und nach einer festen Ordnungssystematik zu erfolgen. Die Ablage orientiert sich in der Regel an den Buchungskreisen und erfolgt für das Geschäftsjahr in numerischer Reihenfolge. Eine Auffindung der Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen bei Vorliegen des Kreditoren- bzw. Debitorennamens, ist durch das Finanz-Informations-System der Finanzbuchhaltung möglich.

 

Es kann u. U. trotzdem sinnvoll sein, eine alphabetische Ablage von Eingangsbelegen (Zweitschriften) zu führen. Diese Vorgehensweise ist im Einzelfall zu prüfen.

 

In vielen Unternehmen ist es üblich (und notwendig) eine Zwischenablage für Belege zu führen, z.B. die Trennung der Ausgangs- und Eingangsrechnungen in bezahlte und unbezahlte Belege. Diese Vorgehensweise ist mit dem Einsatz der Finanzbuchhaltung nicht mehr notwendig, weil alle Informationen, soweit sie zeitnah erfasst werden, auf "Knopfdruck" zur Verfügung stehen.

 

Diese zeitsparende Ablagemöglichkeit durch die umfangreichen Sortier- und Suchfunktionen der Finanzbuchhaltung leistet einen erheblichen Beitrag zur Kostenreduzierung in Ihrem Unternehmen. Beim Einsatz der Verbundlösung reduziert sich der Verwaltungs- und Buchungsaufwand auf ein Minimum.