Den Datentresor nutzen Sie, wenn Datensätze gelöscht werden sollen, aber nicht gelöscht werden können.
Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn aus steuerlichen Gründen die Daten 10 Jahre aufzubewahren sind.
Der Datentresor funktioniert dabei folgendermaßen:
1.Der Tresor wird erstmalig genutzt, dabei wird ein Passwort (unbedingt merken, kann nicht wieder „zurückgeholt“ werden“.
2.Im Tresor fügen Sie Datensätze (Ansprechpartner oder Adressen) hinzu, die statt sie zu löschen, nun pseudonymisiert werden.
3.In den „normalen“ Datentabellen und Masken sind die Feldinhalte nun mit „pseudonymisiert“ überschrieben. Sie erkennen daran auch, dass der betreffende Satz im Datentresor aufbewahrt wird.
4.Die echten Daten sind nur noch im Tresor, nach Eingabe des Passwortes sichtbar.
5.Bei Bedarf können die originalen Daten aus dem Tresor wieder hergestellt werden.
Hier der Ablauf im Einzelnen:
Beim erstmaligen Start muss ein Passwort vergeben werden.
Achtung, sollten Sie das Passwort vergessen, kann es nicht wieder hergestellt werden!
Nach doppelter Eingabe des Passwortes starten Sie den Tresor mit der faste [F9] oder Klick auf „Passwort festlegen“.
Es wird zunächst eine leere Tabelle angezeigt.
Mit der Taste [F3] oder über das Menü „Bearbeiten ➜ Hinzufügen“ können Sie einzelne Datensätze (Ansprechpartner oder Adressen) oder alle Adressen/Ansprechpartner des Selektionspools in den Tresor übernehmen.
Bei Adresse oder Ansprechpartner wählen Sie den gewünschten Datensatz aus.
Das Hinzufügen selbst starten Sie mit der Taste [F9] oder Klick auf die Schaltfläche „Hinzufügen (F9).
Nun ist der Datensatz im Tresor sichtbar.
Mittels Doppelklick oder über „Bearbeiten“ werden der Datensatz geöffnet und die Details dargestellt.
Mit der Schaltfläche „Pseudonymisierung aufheben“ könnte der vorherige Zustand (normal sichtbarer Datensatz) wieder hergestellt werden.
Der Datensatz selbst wird, wenn in den Tresor verschoben, als „pseudonymisiert“ dargestellt.
