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Die Finanzbuchhaltung erfasst in einer ganz bestimmten Weise jeden buchungsfähigen Geschäftsvorfall, nämlich als Wertübergang auf mindestens zwei Konten. In diesem Zusammenhang spricht man von der doppelten Buchführung. Aus jedem Buchungsvorgang resultiert somit mindestens eine Soll- und mindestens eine Habenbuchung.
Die Einbeziehung von Bestands- und Erfolgskonten ermöglicht es, den Periodenerfolg auf zweifache Weise zu ermitteln: Einmal durch die Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträgen, andererseits durch Kapitalvergleich.
Die Gewinnermittlung durch Kapitalvergleich
Aufgrund des Inventars, also aller Vermögenswerte und Schulden des Unternehmens, lässt sich der Erfolg des Geschäftsjahres (Periodenerfolg) durch Kapitalvergleich ermitteln. Man vergleicht dabei das Eigenkapital am Ende des Geschäftsjahres mit dem Eigenkapital am Anfang des Jahres. Dabei stellt man entweder eine Vermehrung (Bilanzgewinn) oder Verminderung (Bilanzverlust) des Kapitals fest.
Die Gewinnermittlung durch die Erfolgskonten
Hierbei werden die betrieblichen Kosten und die Erlöse auf einem sogenannten Betriebsergebniskonto gesammelt. Die Sollseite nimmt die Kosten, die Habenseite die Erlöse auf. Der Saldo ergibt den Betriebsgewinn oder -verlust, der dem Eigenkapitalkonto zugeführt wird (Gewinn- und Verlustrechnung).
Die Bilanz
Der § 242 HGB verlangt eine kurzgefasste Übersicht in kontenmäßiger Gegenüberstellung - die Bilanz. Die Bilanz enthält auf der linken Seite die Vermögensteile, auf der rechten Seite die Schulden und das Eigenkapital. Grundsätzlich kann man sagen:
- Die Passivseite der Bilanz gibt Auskunft über die Herkunft der finanziellen Mittel (Mittelherkunft).
- Die Aktivseite der Bilanz weist dagegen die Anlage bzw. Verwendung des Kapitals aus (Mittelverwendung).
- Beide Seiten der Bilanz müssen eine sogenannte rechnerische Gleichheit aufweisen!
Die Gewinn- und Verlustrechnung
Alle Kosten und Erlöse müssen periodengerecht einander gegenübergestellt werden, um den Erfolg des Unternehmens festzustellen. Diese Aufgabe übernimmt die Gewinn- und Verlustrechnung. Hier werden also die Quellen des Betriebserfolges dargestellt.
Die Kontentypen
Grundsätzlich lassen sich zwei Arten von Konten unterscheiden:
1. Bestandskonten der Bilanz
2. Erfolgskonten der Gewinn- und Verlustrechnung
Je nach Kontentyp bucht man die Zunahmen
- bei aktiven Bestandskonten im Soll ( z. B. Betriebs- und Geschäftsausstattung)
- bei passiven Bestandskonten im Haben (z. B. Eigenkapital, Verbindlichkeiten)
- bei Aufwandskonten im Soll (z. B. Miete, Reparaturen)
- bei Ertragskonten im Haben (z. B. Verkaufserlöse)
Die Abnahmen erscheinen jeweils auf der anderen Seite.
Da jeder Geschäftsvorfall mindestens eine Soll- und mindestens eine Habenbuchung auslöst, wird die Buchung immer auf mindestens zwei Konten vorgenommen. Diesen Vorgang bezeichnet man als Buchungssatz.
Der Buchungssatz
Der Buchungssatz zeigt den Geschäftsvorfall in folgender Reihenfolge:
1. die Sollbuchung,
2. die Habenbuchung
3. den Buchungstext.
Eine Buchung im Soll nennt man Lastschrift, eine Buchung im Haben Gutschrift.
Im Buchungssatz werden die Konten „angerufen" und durch das Wort „an" verbunden. Vereinfacht lässt sich der Buchungssatz wie folgt darstellen:
SOLL an HABEN
Die Aufteilungsbuchungen
Werden auf einer Seite mehrere Konten bebucht, so spricht man von einer Aufteilungsbuchung. Die Aufteilung eines Buchungsbetrages auf mehrere Hauptkonten (Sachkonten) ist sowohl im Soll als auch im Haben möglich. Im Ergebnis müssen aber die Summen auf der Soll und Habenseite gleich sein.