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Die grundsätzlichen Anforderungen, die an Speicherbuchführungen zu stellen sind, wurden von der AWV (= Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.) erarbeitet. Diese Anforderungen wurden Anfang der 70er Jahre in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Speicherbuchführung festgelegt und 1978 vom Bundesminister der Finanzen für alle Arten von ADV-Buchhaltungen als maßgeblich angesehen (ADV = EDV).
Seit der erstmaligen Veröffentlichung der Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung (GoS) im Jahre 1978 hat sich die Technik und Anwendung der DV weiterentwickelt und zu Veränderungen im Bereich des kaufmännischen Rechnungswesens und seinen Arbeitsabläufen geführt. Zur Anpassung an die heute eingerichteten und zukünftigen Informationssysteme in den Unternehmen wurden daher die bisherigen „Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung" als „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) neu gefasst.
Nachfolgend geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme. Dabei wird gegenübergestellt, wie diese innerhalb der Finanzbuchhaltung Euro umgesetzt wurden.
1. Beleg-, Journal- und Kontenfunktion (Auszüge aus Tz.2 der GoBS)
Belegfunktion
Die Belegfunktion stellt die Basis für die Beweiskraft der Buchführung dar. Sie ist der nachvollziehbare Nachweis über den Zusammenhang zwischen den unternehmensexternen und –internen buchungspflichtigen Vorgängen in der Realität einerseits und dem gebuchten Inhalt in den Geschäftsbüchern andererseits.
Selbstverständlich muss auch für die Buchungen in DV-Buchführungen die Belegfunktion erfüllt sein.
Unabhängig von der Art der Erfüllung der Belegfunktion müssen zum Buchungsvorgang die folgenden Inhalte belegt werden:
- hinreichende Erläuterungen des Vorganges,
- zu buchender Betrag oder Mengen- und Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt,
- Zeitpunkt des Vorganges (Bestimmung der Buchungsperiode),
- Bestätigung des Vorganges (Autorisation) durch den Buchführungspflichtigen.
Durch die Verfahrenskontrollen ist die Vollständigkeit und Richtigkeit der Geschäftsvorfälle sowie deren Bestätigung (Autorisation) durch den Buchführungspflichtigen sicherzustellen.
Innerhalb der Finanzbuchhaltung kann jeder Buchungsvorgang mit folgenden Inhalten belegt werden:
- 60 Zeichen Buchungstext, zur hinreichenden Erläuterung des Vorganges
- Buchungsmemo (Notiz)
- Buchungsbetrag in der Leitwährung
- Fremdwährungsbetrag mit Umrechnungsfaktor
- Steuerschlüssel
- Belegnummer, als eindeutiges Ordnungsmerkmal (retrograde und progressive Prüfbarkeit)
- Konto und Gegenkonto (Kontierungsmerkmale)
- Buchungs-/Belegdatum zur Bestimmung der Buchungsperiode
- Protokollierung, wer die Buchung bestätigt hat (Autorisation)
- Interne Merkmale (Kostenstelle / Projekt / Belegnummer 2)
In die Programmabläufe der Finanzbuchhaltung Euro integrierte Prüfbedingungen verhindern die Verarbeitung von nicht plausiblen und unvollständigen Daten.
Eine Verarbeitung der erfassten Geschäftsvorfälle (Verbuchung) wird nur zugelassen, wenn durch eine maschinelle Prüfung festgestellt wurde, dass die Buchungen verarbeitungsfähig sind.
Journalfunktion
Der Nachweis der vollständigen, zeitgerechten und formal richtigen Erfassung der Geschäftsvorfälle kann durch Protokollierung auf verschiedenen Stufen des Verarbeitungsprozesses erbracht werden (bei der Datenerfassung/-übernahme, im Verlauf der Verarbeitung, am Ende der Verarbeitung). Erfolgt die Protokollierung nicht bereits bei der Datenerfassung/-übernahme (z.B. Primanota), sondern erst auf einer nachfolgenden Verarbeitungsstufe (z.B. maschineninterne Buchungsprotokolle), dann muss durch Maßnahmen/Kontrollen in den Verfahren die Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle von deren Entstehung bis zur Protokollierung sichergestellt sein.
Der Nachweis (Journalfunktion) über die vollständige, zeitgerechte und formal richtige Erfassung, Verarbeitung und Wiedergabe eines Geschäftsvorfalls muss während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist innerhalb eines angemessenen Zeitraumes darstellbar sein.
Die Geschäftsvorfälle müssen dabei in zeitlicher Reihenfolge sowie in übersichtlicher und verständlicher Form sowohl vollständig als auch auszugsweise dargestellt werden können.
Der Nachweis der vollständigen, zeitgerechten und formal richtigen Erfassung der Geschäftsvorfälle erfolgt innerhalb der Finanzbuchhaltung auf den folgenden Verarbeitungsstufen:
- Datenerfassung
Über die erfassten Buchungen kann jederzeit ein Prüfprotokoll gedruckt werden. Hier wird unterschieden zwischen:
a) erfassten Geschäftsvorfällen, die noch nicht durch einen Verarbeitungslauf verbucht wurden (Stapeljournal),
b) verbuchten Geschäftsvorfällen, die bereits endgültig verbucht und im Grundbuch dokumentiert sind (Journalisierung - Buchungsjournal).
- Datenübernahme (Programme, Buchungsdateien)
Die Datenübernahme aus externen Programmen (angeschlossene Applikationen oder Buchungsdateien von Fremdprogrammen) wird durch den Druck eines Primanota protokolliert.
Vor der Datenübernahme werden die Buchungen auf ihre Plausibilität und Vollständigkeit geprüft. Nicht verarbeitungsfähige Buchungssätze werden vom System abgelehnt - erscheinen aber auf dem Übernahmeprotokoll mit einem entsprechenden Hinweis.
Die endgültige Verbuchung übernommener Daten erfolgt auf einer nächst höheren Verarbeitungsebene (Buchungszeitpunkt).
- Verbuchung
Die endgültige Verbuchung der erfassten bzw. übernommenen Geschäftsvorfälle wird im Versiegelungsjournal (Grundbuch) dokumentiert. Die Verbuchung von Geschäftsvorfällen einer oder mehrerer Buchungsperioden wird vom Anwender über den Druck des Versiegelungsjournals (Buchungen journalisieren) gestartet (Buchungszeitpunkt).
In die Programmabläufe der Finanzbuchhaltung integrierte Prüfbedingungen gewährleisten, das in den Verfahren die Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle von deren Entstehung bis zur Protokollierung sichergestellt ist.
Kontenfunktion
Zur Erfüllung der Kontenfunktion müssen die Geschäftsvorfälle nach Sach- und Personenkonten geordnet dargestellt werden können.
Die Ordnungsmäßigkeit bei Buchung verdichteter Zahlen auf Sach- und Personenkonten erfordert die Möglichkeit des Nachweises der in den verdichteten Zahlen enthaltenen Einzelposten.
Die Darstellung der Geschäftsvorfälle nach Sach- und Personenkonten kann innerhalb der Finanzbuchhaltung Euro sowohl auf dem Bildschirm als auch im Ausdruck auf Papier oder anderen Medien (z. B. Druck in Archivierungssysteme) erfolgen.
Über spezielle Auswertungen besteht die Möglichkeit, die Ordnungsmäßigkeit einer Buchung aus verdichteten Zahlen durch die Auflösung in Einzelbuchungen nachzuweisen.
2. Buchung (Auszug aus Tz. 3 der GoBS)
Geschäftsvorfälle bei DV-Buchführungen (batch-/dialogorientierte Verfahren) sind dann ordnungsgemäß gebucht, wenn sie nach einem Ordnungsprinzip vollständig, formal richtig, zeitgerecht und verarbeitungsfähig erfasst und gespeichert sind ...
Aus den vorangehend dargestellten Anforderungen für den Zeitpunkt der Buchung ergibt sich, dass der Vollzug der Buchung vom gewählten Verfahren abhängig ist. Der Zeitpunkt der Buchung muss in der Verfahrensdokumentation (z. B. im Anwenderhandbuch) definiert sein.
Werden erfasste Daten vor dem Buchungszeitpunkt, z. B. wegen offensichtlicher Unrichtigkeit korrigiert, braucht der ursprünglich gespeicherte Inhalt nicht feststellbar zu sein.
Werden Merkmale (Belegbestandteile, Kontierung) einer erfolgten Buchung verändert, so muss der Inhalt der ursprünglichen Buchung feststellbar bleiben, z. B. durch Aufzeichnungen über durchgeführte Änderungen (Storno- und Neubuchung). Diese Änderungsnachweise sind Bestandteil der Buchführung und aufzubewahren.
Erfasste Geschäftsvorfälle sind innerhalb der Finanzbuchhaltung gebucht, wenn diese durch den Ausdruck des Versiegelungsjournals verarbeitet wurden (Buchungen journalisieren). Mittels des Versiegelungsjournals werden dabei alle verarbeiteten (endgültig verbuchten) Geschäftsvorfälle vollständig dokumentiert (Grundbuchfunktion).
Erfasste Daten können vor diesem Buchungszeitpunkt korrigiert werden. Nach diesem Zeitpunkt, sind die durch das Versiegelungsjournal verarbeiteten Buchungen nicht mehr änderbar.
Der offensichtlich unrichtig erfasste und verbuchte Geschäftsvorfall ist dann nur noch durch Storno, Um- oder Neubuchung zu berichtigen.
3. Internes Kontrollsystem (Auszug aus Tz. 4 GoBS)
Als IKS wird grundsätzlich die Gesamtheit aller aufeinander abgestimmten und miteinander verbundenen Kontrollen, Maßnahmen und Regelungen bezeichnet, die die folgenden Aufgaben haben:
- Sicherung und Schutz des vorhandenen Vermögens und vorhandener Informationen vor Verlusten aller Art;
- Bereitstellung vollständiger, genauer und aussagefähiger sowie zeitnaher Aufzeichnungen;
- Förderung der betrieblichen Effizienz durch Auswertung und Kontrolle der Aufzeichnungen;
- Unterstützung der Befolgung der vorgeschriebenen Geschäftspolitik.
Bei der Einrichtung eines effizienten Kontrollsystems in Unternehmen bedarf es einer planvollen und lückenlosen Vorgehensweise. Die Finanzbuchhaltung - als Teil eines funktionsfähigen IKS - erfüllt dabei folgende Aufgaben:
- Bereitstellung maschineller Kontrollmöglichkeiten zur Prüfung der Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit
- Ausgabe von Fehlerprotokollen zur Unterstützung bei der notwendigen manuellen Kontrolle und Abstimmung
- Protokollierung der Zugriffdaten berechtigter Anwender (Datum, Uhrzeit, Bedienernummer)
- Zugriffsschutz für Programm, Programmteile und Daten
- Bereitstellung von aussagefähigen, zeitnahen Auswertungen
- Nachvollziehbarkeit sämtlicher Geschäftsvorfälle bis hin zum Urbeleg
- Einhaltung der Programmidentität durch die Dokumentation der Finanzbuchhaltung (Handbuch)
Es muss vom Anwender gewährleistet sein, dass das produktiv eingesetzte Programm autorisiert für den richtigen Zweck eingesetzt wird. Der Beschreibung des IKS ist besondere Bedeutung beizumessen, und - soweit für das Verständnis der Finanzbuchhaltung relevant - auch Bestandteil dieser Dokumentation. Darüber hinaus gehende Beschreibungen sind - als Verantwortlicher für das IKS - vom Buchführungspflichtigen zu erstellen.
4. Datensicherheit (Auszug aus Tz. 5 der GoBS)
Die starke Abhängigkeit der Unternehmung von ihren gespeicherten Informationen macht ein ausgeprägtes Datensicherheitskonzept für das Erfüllen der GoBS unabdingbar. Dabei muss dem Unternehmen bewusst und klar sein, dass Datensicherheit nur dann hergestellt und auf Dauer gewährleistet werden kann, wenn bekannt ist, was, wogegen, wie lange und wie zu sichern ist und geschützt werden soll.
Zu sichern und zu schützen sind neben den auf Datenträgern gespeicherten, für die Buchführung relevanten Informationen, zugleich die weiteren Informationen, an deren Sicherung und Schutz das Unternehmen ein Eigeninteresse hat oder dies aufgrund anderer Rechtsgrundlagen erforderlich ist.
Unter „Informationen" sind in diesem Zusammenhang die Software (Betriebssystem, Anwendungsprogramme), die Tabellen- und Stammdaten, die Bewegungsdaten (z. B. die Daten eines Geschäftsvorfalles) sowie die sonstigen Aufzeichnungen zu verstehen.
Belege und sonstige Aufzeichnungen, die vom Buchführungspflichtigen in konventioneller Form (Papier) aufbewahrt werden, sind ebenfalls zu sichern und zu schützen.
Die Sicherung der Daten gegen unberechtigten Zugriff ist innerhalb der Finanzbuchhaltung durch Zugriffs- bzw. Zugangskontrollen gewährleistet.
Nur berechtigte Personen können in dem ihrem Aufgabenbereich entsprechendem Umfang auf Programme, Programmteile und Daten zugreifen.
Die Sicherung der Informationen vor Verlust erfordert im ersten Schritt die Durchführung von Datensicherungsprozeduren. Die Durchführung dieser Prozeduren liegt im Verantwortungsbereich des Anwenders und ist verbindlich anzuweisen. Es ist zweckmäßig, periodische Datensicherungsprozeduren vorzunehmen. Vor dem Verarbeiten bzw. ändern großer Datenbestände ist - auch außerhalb der Sicherungszyklen - eine Datensicherung (Zwischensicherung) anzufertigen.
Der Anwender der Finanzbuchhaltung wird vor bestimmten Verarbeitungsläufen auf die Notwendigkeit einer Datensicherung (Zwischensicherung) hingewiesen.
Das Datensicherungskonzept des Unternehmens ist nach Tz. 5.6 der GoBS zu dokumentieren. Für die Sicherung von Daten muss auf externe oder das in das Programm integrierte Datensicherungsprogramm zurückgegriffen werden.