Frage:

Wie ist die korrekte Vorgehensweise bei der Erfassung von Teilrechnungen/Teilzahlungen/Schlussrechnungen bzw. bei der Verarbeitung von erhaltenen/gestellten Anzahlungen?

 

Antwort:

 

1. Grundeinstellungen Zugriffsrechte:

 

Zunächst müssen im Designer Grundeinstellungen für das Teilzahlungsmanagement vorgenommen werden.
Bitte wenden Sie sich dazu an Ihren BüroWARE Fachhandelspartner.

 

 

2. Einrichtung Stammdaten

 

a) Teilzahlungsmanagement (Basisdaten > "Weitere Einstellungen > Teilzahlungsmanagement")
 

 

In den Grundeinstellungen des Teilzahlungsmanagements müssen die für den Bereich gültigen Sachkonten hinterlegt werden.

 

 

b) Basisdaten "Bearbeiten > "Automatikkonten"
Hier sind die Verrechnungskonten für Debitoren/Kreditoren einzutragen, auf welche erhaltene/geleistete Teilzahlungen gebucht werden.
Ein im Feld INTERIMSKONTO eingetragener Wert ist ggf. zu entfernen.

 

c) Basisdaten "Weitere Einstellungen > Steuerschlüssel"
Im Bearbeitungsdialog "Bearbeiten > Zeitraum ändern" sind die entsprechenden Steuerschlüssel in das Feld STEUERSCHLÜSSEL BEI ANZAHLUNG TZ einzutragen.

 

d) Sachkontenstamm
Die Konten müssen im Sachkontenstamm gekennzeichnet werden:
In der Karteikarte "Allgemein" der Sachkontenbearbeitung ist der Status des Feldes VERR.-KTO ANZAHLUNG zu aktivieren, sofern es sich um ein Verrechnungskonto für erhaltene Anzahlungen (z.B. 1593) handelt.

Der Status des Feldes ANZAHLUNGSKONTO ist zu aktivieren, sofern es sich um ein Konto für geleistete Anzahlungen (z.B. 1716) handelt.
 

e) Basisdaten "Weitere Einstellungen > Zahlungskonditionen"
Vor Beginn der Erfassung einer Teilrechnung/Teilzahlung/Schlussrechnung müssen innerhalb der Basisdaten in der Wawi/Fibu entsprechende Zahlungskonditionen angelegt werden.

 

- Zahlungskondition z.B. "Teilrechnung" mit Teilzahlungsart 3 "Akontoforderung"

- Zahlungskondition z.B. "Schlussrechnung" mit Teilzahlungsart 4 "Schlussrechnung"

 

 

 

3. WA-Teilrechnung erfassen

 

a) Erstellen Sie eine neue Warenausgangsrechnung als Teilzahlungsvereinbarung.

 

 

b) Aufgrund der obigen Einstellungen wird beim Anlegen einer neuen Teilzahlungsvereinbarung im Feld KONDITION "Akontoforderung" automatisch eingetragen.

 

 

c) Jetzt kann die Erfassung einer Teilrechnung innerhalb der Warenwirtschaft erfolgen. Hierbei muss in der Belegerfassung die entsprechende Zahlungskondition für die Teilrechnung eingetragen werden. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit [RETURN].

 

 

d) Die Teilzahlungsvorgangsnummer wird beim nochmaligen Betätigen der [RETURN]-Taste vom Programm automatisch vergeben.
Über den Menüeintrag "Bearbeiten > Optionen/Parameter > Teilzahlung" können Sie sich diese Nummer anzeigen lassen.

 

e) Danach können die einzelnen Positionen erfasst und die Rechnung gespeichert werden.

 

 

 

4. Teilrechnung verbuchen

Der nächste Vorgang wäre nun die Verbuchung der erhaltenen Anzahlung in der Fibu über die Spezialbuchungsart "Multi OP Ausgleich". Dies deshalb, da bei Erfassung dieser Akontozahlung (erhaltene Anzahlung) speziell der Steuerschlüssel 5 "Anzahlungen zu 19%" in der Spalte "S" (Steuerschlüssel) hinterlegt werden muss, damit diese auf die in den Basisdaten eingetragenen Verrechnungskonten zwischengebucht werden können.

 

 

Nach Speicherung der Buchung mit [F10] öffnet sich das TZ-Fenster mit den bereits erfassten Teilzahlungsvorgängen innerhalb dieses Kunden.
Hier muss nun die Akontozahlung dem entsprechenden TZ-Schlüssel zugeordnet werden.

 

 

 

5. Schlussrechnung verbuchen

Nach Abschluss der erbrachten Leistungen wird die Schlussrechnung mit der Zahlungskondition "Schlussrechnung" erfasst.

Maßgebend hierfür ist wiederum der in der Teilrechnung vergebene TZ-Schlüssel, zwecks Zuordnung bzw. Übernahme der in der Teilrechnung erfassten Positionsdaten in die Schlussrechnung.

In der Schlussrechnung werden nun die restlichen Positionsdaten erfasst.

 

 

5. Übergabe der Schlussrechnung

Jetzt erfolgt die Übergabe der Belege in die Fibu. Dadurch werden die entsprechenden Verrechnungskonten aufgelöst und den Erlöskonten zugeordnet. Bei der Verrechnung der Schlussrechnung wird die aus der Teilzahlungsanforderung resultierende Akontozahlung mit der Schlussrechnung verbucht und die somit angefallene Umsatzsteuer, welche sich aus der steuerpflichtigen Anzahlung ergeben hat, aufgelöst. Somit verbleibt auf dem Debitorenkonto nur noch die Differenz zwischen der Summe der Teilrechnung und der Schlussrechnung, welche der Kunde noch zu begleichen hat. Bei der Erstellung der USt-Voranmeldung für den Zeitraum der Schlussrechnung wird jetzt die gesamte USt für den vollen Rechnungsbetrag berücksichtigt. Dies deshalb, da der Steuerbetrag für die Anzahlung durch die Auflösung der Teilrechnung, wieder gut geschrieben wurde, und somit das Sachkonto 1716/000 "Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19%" um die Summe der USt aus der Teilrechnung, auflöst.