Nachfolgend wird beschrieben, wie in der BüroWARE Version 5.3 mit SEPA-Lastschriften gearbeitet wird.
Im Vorfeld müssen dafür einige Vorbereitungsarbeiten ausgeführt werden.
1. Es muss in der Registerkarte "8 Extras" des Firmenstamms die Gläubigeridentifikationsnummer vorhanden sein.
2. Weiterhin müssen in den Stammdaten der einzelnen Banken die Einstellungen zu SEPA hinterlegt werden.
3. In der Registerkarte "2 Konditionen" der Personenkonten ist die Zahlungsart (Einzugsermächtigung oder Abbuchungserlaubnis) einzutragen.
Weiterhin muss eine korrekte Bankverbindung mit IBAN- und BIC-Nummer vorhanden sein:
4. Über die SEPA-Mandatsverwaltung (Klick auf das Symbol in der BüroWARE ERP-Leiste) erhalten Sie eine Übersicht über die vorhandenen Mandate:
5. Mit Doppelklick bzw. [RETURN] auf einem Datensatz in der Tabelle können Sie das jeweilige Mandat bearbeiten:
Jedes Mandat enthält eine Nummer, einen Namen und ein Ausstellungsdatum. Dieses Datum ist entweder das Datum der Benachrichtigung über die Umdeutung des vorhandenen nationalen Lastschriftmandats auf ein SEPA-Mandat oder das Datum, an dem der Kunde das Formular für die Erteilung der Erlaubnis unterzeichnet hat.
5. Wenn ein Kunde noch kein hinterlegtes SEPA-Mandat hat, dann können Sie dies mit [F3] bzw. über den Menüeintrag "Bearbeiten > Neues Mandat" in der Übersicht der Mandate neu anlegen.
6. Füllen Sie die notwendigen Felder und speichern Sie das neue Mandat mit [F10].
Das Mandat wird nun hinterlegt und ist zur Durchführung von Lastschrifteinzügen bereit.
Zahlungseingang erfassen
1. Öffnen Sie nun den Zahlungseingang und klicken Sie mit der rechten Maustaste, um über das Kontextmenü den Zahlungseinzug zu erstellen.
(Zur Erstellung des Zahlungseinzugs sollte der Kunde einen offenen Posten haben)
8. Erfassen Sie die notwendigen Daten wie gehabt und starten Sie diesen Vorgang.
Die vorbereitete Lastschrift wird nun eingetragen.
Wenn Sie die Position öffnen, können Sie die Mandatsreferenz und die Kontoangaben nochmals überprüfen.
Durch Klick mit der rechten Maustaste können Sie auch den SEPA XML-Export starten.
Nach Durchführung des Exports erhalten Sie nochmals eine Übersicht der Datei mit den entsprechenden Beträgen und der Pfadangabe, wo die Datei gespeichert wurde.
