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Es besteht die Möglichkeit, eigene IDB-Datenbanken in die Akten zu integrieren. Innerhalb der IDB muss es lediglich ein Feld mit der Verknüpfung zu dem jeweiligen Datenbereich geben. Im Falle der Adressakte muss also in der IDB-Satzbeschreibung das Feld "Adressnummer" vorhanden sein, für die Projektakte das Feld "Projektnummer" usw. Dabei muss dieses Feld nicht indiziert sein!

Folgende Schritte sind für die Integration einer IDB in die Akten erforderlich:

1. Änderungen in der Datei "Akten\AktenIndiv.ini"

Standardmäßig hat die Datei folgenden Inhalt:

[Akten]

0=Adresse

1=Projekt

2=Ansprechpartner

3=Tag/Woche/Monat

[Datenbereiche]

0=E-Mails

1=Termine

2=Gespräche

3=Besuchsberichte

4=Korrespondenzen

5=Wiedervorlagen

6=Verträge

7=Belege

8=Projekte

9=Kampagnen

10=Seriennummern

11=Mahndokumente

12=Aufgaben

13=Telefonzentrale

14=Calls

15=Projektdokumente

[IndivDatenbereiche]

[Akte_0]

Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7,8,11,10,6

DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7,8,11,10,6

[Akte_1]

Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7,15

DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7,15

[Akte_2]

Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7

DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7

[Akte_3]

Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7

DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7

Innerhalb der Sektion [IndivDatenbereiche] müssen nun die ID und die Bezeichnung des neuen Datenbereichs festgelegt werden. Die ID sollte fortlaufend bei 0 beginnend hinterlegt werden, der Bereich von 0 - 499 ist dafür vorgesehen. Wenn beispielsweise die IDB SE0288 (SEPA-Lastschriftmandate) hinzugefügt werden soll, könnte der Bereich so aussehen:

[IndivDatenbereiche]

0=SEPA-Lastschriftmandate

Des Weiteren muss der Datenbereich noch der jeweiligen Akte zugeordnet werden, die möglichen Akten sind in der Sektion [Akten] aufgeführt:

[Akten]

0=Adresse

1=Projekt

2=Ansprechpartner

3=Tag/Woche/Monat

Bleiben wir bei dem Beispiel, dass die IDB SE0288 in die Adressakte integriert werden soll. Die Festlegung der Datenbereiche erfolgt in der Sektion [Akte_<AktenNr>], für die Adressakte also [Akte_0]. Die individuellen Datenbereiche werden mit einem vorangestellten I registriert, d.h. der Bereich [Akte_0] wird geändert:

[Akte_0]

Datenbereiche=0,1,2,3,4,5,7,8,11,10,6,I0

DatenbereicheKarteikarten=0,1,2,3,4,5,7,8,11,10,6,I0

Im Eintrag "Datenbereiche" sind alle Datenbereich-IDs aufgelistet, über "DatenbereicheKarteikarten" kann man festlegen, ob es für diesen Datenbereich auch eine gesonderte Kartei geben soll.

2. Änderungen in der Datei "Akten\AktenDatenbereicheIndiv.ini"

In der Datei "Akten\AktenDatenbereicheIndiv.ini" werden pro Datenbereich diverse Parameter festgelegt. Standardmäßig ist diese Datei noch leer. In unserem Beispiel werden nun folgende Inhalte hinterlegt:

[Datenbereich_I0]

BezeichnungAllgemein=SEPA-Lastschriftmandate

BezeichnungKartei=SEPA

BezeichnungElement=SEPA-Lastschriftmandat

KarteiBitmap=SepaKarteiSymbol.bmp

TabellenBitmap=SepaTabelleSymbol.bmp

TabellenEintragZeile2=[51_100]

TabellenEintragZeile3=Erstellt von [BEDIENERNAME_159]

DatenbankTyp=IDB

DatenbankID=SE0288

PositionErfasstGeaendert=159

LaengePrimaerindex=30

PositionAdr=151

PositionDatum=31

BearbeitenWorkflowScript=SE1513

Beschreibung der einzelnen Einträge:

BezeichnungAllgemein	Bezeichnung für den Datenbereich, wird an verschiedenen Stellen der Akten so angezeigt
BezeichnungKartei	Name der Karteikarte
BezeichnungElement	Bezeichnung für ein Element des Datenbereiches
KarteiBitmap	Bitmap für Karteikarte (Größe: 16x16 Pixel)
TabellenBitmap	Bitmap für Tabelle (Größe: 16x16 Pixel)
TabellenEintragZeile2	Ausgabe der 2. Zeile des Tabellenelements
TabellenEintragZeile3	Ausgabe der 3. Zeile des Tabellenelements
DatenbankTyp	Typ der Datenbank, bei individuellen Datenbanken momentan immer IDB
DatenbankID	ID der Datenbank (= Name der IDB)
PositionErfasstGeaendert	Position des Feldes "Erfasst von"
LaengePrimaerindex	Länge des Primärindex in Byte
PositionAdr	Satzposition des Adressfeldes
PositionDatum	Position des Datumfeldes (nach diesem Datum wird der Eintrag innerhalb der Akten einsortiert)
BearbeitenWorkflowScript	Das Bearbeiten eines Datensatzes dieses Typs erfolgt über das hier hinterlegte Script.

Weitere mögliche Einträge:

PositionPrj	Satzposition des Projektfeldes (notwendig für die Integration des Datenbereiches in die Projektakte)
PositionAnp	Satzposition des Ansprechpartnerfeldes (für Partnerakte)
PositionUhrzeit	Satzposition des Uhrzeitfeldes (relevant für die chronologische Sortierung der Akteneinträge)

3. Vorschaufenster erstellen

Für den neuen Aktendatenbereich muss nun ein Vorschaufenster erstellt werden. Am einfachsten kopiert man sich eine bestehende Vorschaudatei (z.B. "Vorschau011.htm"). Der Dateiname für den neuen individuellen Datenbereich ist "Vorschau<3stellige Datenbereichnummer>.htm", in unserem Beispiel also VorschauI000.htm.

4. Aktenindex neu aufbauen

Als letztes muss noch die Aktendatenbank neu aufgebaut werden, damit die neuen Einträge aus der IDB auch innerhalb der Akte angezeigt werden. Dies erfolgt im Datenbankassistent unter "Tools" / "Spezial", Punkt "Aktenindex erstellen".

Individuelle Datenbereiche

Individuelle Datenbereiche